I en perfekt värld har en organisation en tydlig vision och strategi som båda är väl kommunicerade och accepterade internt. De interna arbetsprocesserna, såväl som de interna systemen, är utformade utifrån användarnas behov för att verksamheten ska kunna nå sina mål på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt. Effektiva kommunikationskanaler finns för att stötta både ledning och organisation för bättre och mer öppen och tillgänglig kommunikation.
Men så ser det inte ut i alla organisationer idag, även om fler och fler börjar förstår vikten av att ”tolka” mellan den övergripande visionen och strategin och hur organisationen uppfattar dem för att verksamheten effektivt ska nå sina mål. Kunskap och resurser kanske saknas för att skapa transparens över gränserna, både horisontellt och vertikalt i en organisation.
Att vara involverad och känna sig betydelsefull
Varför denna transparens, och konsekvenserna vid avsaknaden av den, inte prioriteras kan vara som Dr. Kathy Allen, författaren av Leading from the Roots, beskriver det i hennes artikel från maj 2023, att ”ofta erkänner vi inte att vi inte har en fullständig bild av vad som händer inuti eller i den yttre miljön”. Dr. Allen tydliggör dessutom att ”Det gör oss mer ömtåliga eftersom vi fattar beslut baserat på begränsade data”.
Möjligen erkänner vi inte detta för att vi anser att vi redan vet vad de behöver och därför inte vill ta organisationens tid i anspråk, för att spara tid och pengar. Jag hör ofta även att organisationen inte ska involveras för att missförstånd kommer ske, att de tillfrågade blir besvikna när deras förslag inte genomförs. Den respons jag får i intervjuerna är i stället en mer genuin tacksamhet att ledningen lyssnar på dem innan viktiga beslut tas. De känner sig involverade och betydelsefulla.
När beslut tas baserat på begränsad information blir det i stället som om man skjuter på en måltavla med en hagelbössa, man träffar både det som är innanför och utanför måltavlan. Om något kostar tid och pengar är det just att lägga tid på det som för kunden saknar relevans och därmed inte kommer att bidrag till varken ökad kundnöjdhet eller intäkt.
The Iceberg of Ignorance
Både Dr Kathy Allen och Monica Watt, Chief Human Resources Officer at ELMO Software hänvisar till en studie som Sidney Yoshida publicerade 1989, The Iceberg of Ignorance, som belyser att endast 4 % av alla problem i en organisation är kända för seniora ledare. Läggs ytterligare en nivå chefer till är det fortfarande bara 13 % av problemen som är kända för dem.
Att finna lösningar på problem som faller under de övriga 87% kommer därför aldrig få hög prioritet och organisationen får fortsätta att lösa dessa problem under sitt dagliga arbete. Kostnaden för detta extra arbete är svår att uppskatta, men vad som är säkert är att mycket tid går åt i onödan, tid som kunde effektiviseras bort om beslutsfattare bara kände till problemen. Denna ineffektivitet av prioritering gör oss just ömtåliga, såsom Dr. Allen nämner.
Behovet av inofficiella möten finns fortfarande kvar
Mr. Yoshidas studie gjordes på 80-talet och världen har ändrats ganska mycket sedan dess. Kan vi ha blivit bättre? Min fundering är om det inte i stället har blivit värre, med tanke på pandemin som förändrade hur ofta vi träffas. Fortfarande jobbar många på distans stora delar av sin arbetstid. Som Monica Watt också nämner i sin artikel är att vi fortfarande missar de små samtalen med kollegor och chefer vid fikapauserna. Fler silon verkar ha skapats och ännu har vi inte funnit nya vägar som ger oss samma eller bättre insikter och dagliga uppdateringar som tidigare under de inofficiella mötena på kontoren.
Men det finns en lösning
Vi måste samarbeta bättre över gränserna där vi vågar ställa frågor och lära av varandra där ingen tar frågorna som kritik. Att inse att detta måste göras är ganska enkelt. Men att genomföra förändringen kan vara näst intill omöjligt. Med lite träning och coaching kommer båda sidor bli betydligt bättre. Men att ställa rätt frågor och driva en dialog som leder till mer pricksäkra lösningar är inte alltid helt lätt.
Att ta in en extern resurs vid uppstart kan vara effektivt. Någon som har kunskap, erfarenhet och rätt fokus och inte har någon arbetsrelation till personerna. Men en extern resurs får heller inte vara en långsiktig lösning. Organisationen måste kunna driva och utveckla arbetet vidare under lång tid framöver.Att ta smartare beslut baserat på fullständiga fakta
Denna roll har ofta titeln Business Analyst. En roll som arbetar för ledningen och förstår den övergripande strategin och verksamhetsmålen, men står väldigt nära organisationen och arbetar aktivt för att skapa förståelse internt för hur krav från ledningen påverkar dem. Transparens skapas. Ledningen tar bättre beslut, vilket hjälper organisationen att effektivisera sitt arbetssätt och bättre bidra till att verksamheten når sina mål.
Tänk efter… Vad skulle det betyda för dig om din organisation kunde arbeta mer effektivt, ta smartare beslut baserat på fullständiga fakta? En mer öppen och naturlig kommunikation, både uppifrån och nerifrån, skapar tydlighet och förståelse för varandras krav och behov. Att vara delaktig och känna sig betydelsefull rankas dessutom väldigt högt av medarbetare och bidrar till att de stannar länge hos sin arbetsgivare.
Artikeln skriven av Åsa Fröjd, 2023-10-25